Pe o masă de lucru se strâng repede lucrurile pe care, la început, nici nu le consideri parte dintr-o afacere. O rolă de bandă adezivă, câteva cutii de dimensiuni diferite, etichete, produse scoase de pe raft și două colete întoarse de curier care trebuie verificate.
Când magazinul este mic, situația pare normală. Vin câteva comenzi, le pregătești între două telefoane, răspunzi la mesaje și te bucuri că marfa pleacă spre clienți. Într-o perioadă, ritmul acesta chiar poate fi plăcut.
Apoi comenzile cresc. Nu neapărat spectaculos, ci suficient cât să începi să simți că ziua de lucru se rupe în bucăți mici. Împachetezi, verifici o adresă, cauți un produs, răspunzi unui client, primești marfă, faci un AWB, iar seara descoperi că lucrurile care ar fi trebuit să dezvolte magazinul au rămas pentru mâine.
De aici începe, de fapt, discuția despre externalizarea procesării comenzilor.
Răspunsul scurt este că da, pentru un magazin mic poate merita. Dar nu pentru orice magazin și nu din prima zi. Decizia bună apare atunci când compari costul real al procesării interne cu ceea ce ai câștiga dacă logistica ar fi preluată de altcineva.
Ce înseamnă, concret, externalizarea procesării comenzilor
Când un magazin online externalizează procesarea comenzilor, marfa nu mai stă în propriul birou, atelier sau depozit. Produsele sunt trimise către un operator logistic care le recepționează, le organizează și le păstrează până când apare o comandă.
În momentul în care clientul cumpără ceva, informația ajunge la depozit. Produsele sunt luate de pe raft, verificate, ambalate, etichetate și predate curierului.
Într-un sistem bine pus la punct, magazinul nu trebuie să trimită manual fiecare comandă. Platforma de ecommerce și sistemul depozitului comunică între ele, iar stocurile și statusurile comenzilor se actualizează automat.
Serviciul poate include și retururile, verificarea produselor întoarse, reintroducerea lor în stoc, inventarierea sau folosirea unor ambalaje speciale. Aici apar diferențe importante între furnizori și tocmai de aceea două oferte care par similare la prima vedere pot avea costuri finale destul de diferite.
Pentru mine, ideea esențială este simplă. Nu externalizezi doar împachetarea unei cutii. Externalizezi o parte din rutina zilnică a magazinului.
Un magazin mic poate avea o problemă logistică mare
Dimensiunea firmei spune mai puțin decât pare. Un magazin poate avea doi angajați și totuși să proceseze un număr considerabil de comenzi.
La fel de bine, o firmă cu mai mulți oameni poate avea doar câteva expedieri zilnice. De aceea nu aș porni niciodată de la întrebarea dacă magazinul este suficient de mare pentru fulfillment.
M-aș uita la ce se întâmplă într-o zi obișnuită.
Dacă pregătirea comenzilor ocupă două sau trei ore zilnic, activitatea logistică nu mai este un detaliu. Este deja o funcție a firmei, chiar dacă nimeni nu o numește așa.
Mai contează și felul comenzilor. Zece comenzi cu câte un singur produs mic se pregătesc altfel decât zece comenzi cu cinci sau șase articole fiecare.
Un magazin de accesorii, cosmetice, produse pentru casă sau obiecte mici poate avea puține colete și totuși multă muncă de picking. Fiecare produs trebuie găsit, verificat și pus în coletul potrivit.
De aceea pragul la care merită externalizarea nu este identic pentru toată lumea.
Costul procesării interne este mai mare decât pare
Aici am văzut de multe ori aceeași capcană. Proprietarul magazinului compară oferta unui operator de fulfillment cu prețul cutiei, al benzii adezive și poate cu salariul persoanei care împachetează.
Calculul acesta lasă însă multe lucruri pe dinafară.
Stocul ocupă spațiu. Rafturile costă bani. Imprimanta pentru etichete, consumabilele, mesele de lucru, calculatorul, softurile și timpul petrecut cu organizarea au și ele un cost.
Apoi apare munca pe care nu o măsoară nimeni.
Cât durează să primești marfa de la furnizor? Cât timp ia să numeri produsele, să le așezi, să verifici un retur și să cauți diferența dintre stocul din platformă și ceea ce se află fizic pe raft?
Uneori nici nu pare muncă propriu-zisă, fiindcă fiecare operațiune durează câteva minute. Tocmai aici se pierde timpul.
Zece minute dimineața, douăzeci la prânz, o jumătate de oră pentru un retur și încă patruzeci de minute înainte să vină curierul. La sfârșitul lunii, aceste fragmente devin multe ore.
Timpul proprietarului nu este gratuit
Aș pune separat acest lucru fiindcă mi se pare unul dintre cele mai importante.
În magazinele mici, proprietarul face de toate. Alege produsele, vorbește cu furnizorii, verifică reclamele, răspunde clienților și, când este nevoie, împachetează.
Este ușor să spui că pregătirea coletelor nu costă nimic fiindcă o faci tu. Contabil, poate că nu apare o factură. Economic, ora aceea are totuși o valoare.
Dacă petreci cincizeci de ore pe lună cu logistică, sunt cincizeci de ore în care nu te ocupi de negocierea cu furnizorii, de paginile produselor, de promovare sau de analiza marjelor.
Nu spun că fiecare oră eliberată se transformă automat în profit. Ar fi prea frumos și, sincer, rareori funcționează așa.
Dar timpul unui om care conduce magazinul este o resursă. Dacă afacerea îl consumă în activități care pot fi executate la fel sau mai bine de un operator specializat, merită măcar făcut calculul.
Un exemplu simplu spune mai mult decât o impresie
Să presupunem că un magazin procesează 400 de comenzi lunar. Pentru fiecare comandă sunt necesare, în medie, opt minute pentru găsirea produselor, verificare, ambalare și pregătirea documentelor.
La prima vedere, opt minute nu par mare lucru. La 400 de comenzi, însă, se adună peste cincizeci de ore de muncă.
Și încă nu am pus la socoteală recepția mărfii.
Mai adaugi inventarul, retururile, comenzile cu probleme, reaprovizionarea materialelor și discuțiile cu transportatorii. Dintr-odată, procesarea comenzilor nu mai este o activitate făcută printre altele.
Devine aproape jumătate din programul lunar al unei persoane.
În acel moment, oferta unui operator extern trebuie comparată cu întreg acest cost. Altfel, pui față în față două cifre care nu măsoară același lucru.
Cât costă fulfillmentul pentru un magazin mic
Aici apare întrebarea firească. Bun, dacă mut operațiunea, cât mă costă?
Nu există un singur tarif care să poată fi aplicat tuturor magazinelor. Prețul depinde de numărul comenzilor, numărul articolelor dintr-o comandă, volumul stocului, dimensiunea produselor, ambalare, retururi și operațiunile speciale.
Înainte de a compara furnizorii, eu aș urmări fulfillment pret în raport cu structura reală a magazinului, nu doar cu un tarif afișat generic. Un produs mic, care se vinde repede și ocupă foarte puțin spațiu, are o economie logistică diferită de un produs voluminos care stă luni întregi în depozit.
De obicei, costul final se formează din mai multe componente. Recepția mărfii poate fi tarifată într-un anumit fel, depozitarea în altul, iar pregătirea comenzii poate depinde de câte produse intră în colet.
Retururile pot avea propriul tarif. La fel ambalajele speciale, inserarea unor materiale promoționale sau anumite operațiuni care ies din fluxul standard.
De aceea nu m-aș opri niciodată la întrebarea cât costă un colet. Aș cere o simulare pentru o lună reală din magazin.
Aș lua numărul comenzilor, media de produse pe comandă, volumul stocului și procentul de retururi. Abia pe această bază poți compara două oferte fără să te păcălești singur.
Când începe să merite din punct de vedere financiar
Nu există un număr magic de comenzi. Totuși, pe măsură ce volumul crește, costurile interne tind să se adune într-un mod care nu se vede imediat.
La trei sau patru comenzi pe zi, procesarea internă poate rămâne foarte simplă. Dacă produsele sunt ușor de găsit, stocul încape într-un spațiu pe care îl ai deja și nu pierzi ore întregi cu ambalarea, externalizarea poate fi prematură.
La cincisprezece sau douăzeci de comenzi zilnic începe să se schimbe ecuația. Douăzeci de colete nu înseamnă numai douăzeci de cutii.
Înseamnă produse luate de pe raft, verificări, documente, etichete, eventuale apeluri, predarea către curier și actualizarea unor informații în sistem.
La cincizeci de comenzi pe zi, magazinul are deja o operațiune logistică în toată regula. Faptul că aceasta se desfășoară într-o încăpere din spatele biroului nu o face mai puțin complexă.
Din acel moment, alegerea reală este alta. Construiești în interior propriul sistem logistic sau folosești infrastructura altcuiva?
Spațiul poate schimba singur calculul
Câteva cutii pe un raft nu par o problemă. Douăzeci de cutii devin un colț de cameră.
Apoi vin alte produse, ambalaje, cutii pentru expediere și marfă sezonieră. Într-o zi descoperi că plătești un spațiu mai mare nu pentru echipă, ci pentru stoc.
Depozitarea internă are un cost chiar și atunci când spațiul îți aparține. Camera, garajul sau anexa pe care o folosești pentru marfă ar putea avea o altă utilizare.
Pentru magazinele care cresc, apare la un moment dat și nevoia unui depozit adevărat. Acolo intră chiria, utilitățile, securitatea, rafturile, echipamentele și oamenii care trebuie să îl administreze.
Externalizarea poate transforma o parte din aceste costuri fixe în costuri care urmăresc mai bine dimensiunea operațiunii.
Nu este întotdeauna mai ieftin. Este însă, de multe ori, mai ușor de adaptat.
Sezonul aglomerat spune adevărul despre logistică
O zi obișnuită poate ascunde multe probleme. Black Friday, perioada sărbătorilor sau o campanie care prinde neașteptat le scoate la suprafață foarte repede.
Dacă magazinul pregătește în mod normal douăzeci de comenzi zilnic și într-o campanie ajunge la două sute, nu poți inventa peste noapte spațiu și oameni.
Aici sistemele externalizate au un avantaj important. Un operator logistic lucrează tocmai cu variații de volum și își construiește activitatea pentru mai multe magazine.
Asta nu înseamnă că orice depozit poate absorbi orice vârf de comenzi. Capacitatea din perioadele aglomerate trebuie discutată înainte de semnarea contractului.
Pentru un magazin sezonier, diferența este și mai mare. Poate fi frustrant să plătești tot anul pentru o infrastructură de care ai nevoie la capacitate maximă doar câteva săptămâni.
Un beneficiu mai puțin vizibil este ordinea
Fulfillmentul te obligă să știi ce ai în stoc. Sună banal, dar în multe magazine mici lucrurile funcționează multă vreme pe memoria unuia sau a doi oameni.
Știi că modelul verde este pe raftul din dreapta. Mai știi că au rămas câteva bucăți din produsul vechi într-o cutie de jos.
Cât timp volumul este mic, sistemul acesta improvizat poate funcționa surprinzător de bine.
Când magazinul crește, începe să se rupă. Produsele trebuie codificate clar, stocurile trebuie sincronizate, iar fiecare variantă are nevoie de o identitate fără echivoc.
Mutarea către un operator extern te obligă să cureți aceste lucruri.
Uneori este chiar neplăcut la început. Descoperi coduri dublate, produse fără dimensiuni introduse corect și stocuri care nu se potrivesc.
Dar după aceea magazinul funcționează pe procese, nu pe faptul că cineva își amintește unde a pus ultima cutie.
Retururile contează mai mult decât par
Expedierea este partea frumoasă a comenzii. Clientul a cumpărat, produsul pleacă.
Returul este mai puțin elegant.
Pachetul se întoarce, trebuie desfăcut, produsul trebuie verificat și trebuie decis dacă poate reveni în stoc. Ambalajul poate fi deteriorat, un accesoriu poate lipsi sau produsul poate avea urme de folosire.
La câteva retururi pe lună, toate aceste lucruri se rezolvă ușor.
Când volumul crește, retururile devin un flux separat. Fiecare zi de întârziere în verificarea lor înseamnă produse care fizic există, dar nu pot fi vândute.
Un operator bun trebuie să aibă reguli clare pentru acest proces.
Aș întreba cum se face recepția returului, când se verifică produsul, cum este actualizat stocul și ce se întâmplă dacă produsul nu mai poate fi vândut ca nou.
Sunt întrebări simple, dar răspunsurile lor spun multe despre felul în care funcționează depozitul.
Clientul vede logistica, chiar dacă nu știe cum se numește
Pentru proprietarul magazinului există departamente și furnizori. Clientul vede însă o singură experiență.
A comandat de la tine.
Dacă produsul ajunge repede și corect, magazinul primește meritul. Dacă produsul este greșit, coletul este prost ambalat sau livrarea pleacă după trei zile, tot magazinul este cel judecat.
Din acest motiv, externalizarea nu înseamnă că ai scăpat de responsabilitatea logisticii.
Ai cedat execuția, nu responsabilitatea față de client.
Aș urmări în continuare timpul de procesare, comenzile greșite, reclamațiile și retururile. Faptul că pachetul este pregătit în altă clădire nu înseamnă că nu mai trebuie să știi ce se întâmplă cu el.
Când externalizarea nu este o idee bună
Sunt și magazine pentru care aș păstra procesarea comenzilor în interior.
Primul exemplu este magazinul foarte mic, cu un volum redus și previzibil. Dacă pregătirea comenzilor durează jumătate de oră pe zi și nu împiedică alte activități, problema logistică aproape că nu există încă.
Al doilea caz este produsul foarte personalizat.
Dacă fiecare comandă presupune modificări, o discuție prealabilă cu clientul sau o prezentare făcută manual, mutarea într-un flux standard de depozit poate complica lucrurile.
Mă gândesc la produse artizanale, seturi construite diferit pentru fiecare client sau comenzi unde ambalarea face parte din produs.
Se poate externaliza și o asemenea operațiune, dar nu către orice furnizor și nu la același cost ca un produs standard.
Mai există și problema marjei.
Dacă vinzi produse ieftine, cu o marjă foarte mică, orice cost suplimentar per comandă poate conta mult. Într-un asemenea magazin, poate fi mai important să crești valoarea coșului mediu înainte să adaugi un serviciu logistic extern.
Produsele lente pot deveni surprinzător de scumpe
Un raft din propriul depozit pare gratuit după ce l-ai cumpărat. Într-un centru logistic, spațiul are un preț mai vizibil.
Asta îi face pe unii comercianți să creadă că serviciul este scump. Uneori este, dar alteori scoate la lumină o problemă care exista deja.
Dacă un produs stă opt luni pe raft înainte să fie vândut, ocupă spațiu opt luni.
Faptul că nu calculai costul înainte nu însemna că acel spațiu nu avea valoare.
De aceea rotația stocului contează mult. Produsele compacte, vândute frecvent, tind să se potrivească bine într-un sistem de fulfillment.
Produsele voluminoase, cu vânzare lentă, trebuie analizate mai atent.
Uneori soluția este ca o parte a stocului să fie externalizată, iar alta să rămână în propriul spațiu.
Ce pierzi când altcineva pregătește comenzile
Câștigi timp, dar renunți la o parte din controlul imediat.
Când produsele sunt lângă tine, poți opri un colet în ultima clipă. Poți deschide cutia, schimba un produs sau adăuga ceva după ce clientul a sunat.
Într-un depozit extern există proceduri și ore limită.
Comanda intră în flux, este procesată și trece prin anumite statusuri. Tocmai această disciplină permite depozitului să gestioneze multe comenzi.
Pentru unele magazine, este un schimb excelent.
Pentru cele care funcționează pe improvizație permanentă, poate fi o perioadă de acomodare destul de serioasă.
Eu nu aș numi asta un dezavantaj pur. Uneori faptul că nu mai poți interveni în fiecare comandă te obligă să îți faci procesele mai clare.
Ambalajul trebuie văzut cu ochii tăi
Dacă brandul tău pune mult accent pe experiența de deschidere a coletului, nu aș lăsa ambalarea la nivelul unei promisiuni din ofertă.
Aș cere să văd un colet pregătit exact după instrucțiunile magazinului.
Cutia, hârtia, protecția, poziția produselor și materialele introduse în interior contează.
Un operator poate lucra foarte bine din punct de vedere logistic și totuși să aibă un stil de ambalare nepotrivit pentru un anumit brand.
Aici nu există un răspuns universal.
Un magazin care vinde consumabile obișnuite are alte nevoi decât unul care trimite cadouri sau produse premium.
Important este ca ceea ce primește clientul să semene cu ceea ce promite magazinul.
Integrarea tehnică poate salva sau distruge experiența
Un sistem de fulfillment bun ar trebui să reducă munca manuală.
Comanda apare în magazin, ajunge automat la depozit, produsul este procesat, iar informația despre expediere se întoarce în platformă.
Dacă angajații trebuie să exporte permanent fișiere, să trimită tabele și să confirme manual statusuri, ai mutat cutiile, dar nu ai rezolvat complet problema.
Aș verifica foarte atent compatibilitatea cu platforma magazinului.
Contează și sistemul de facturare, marketplace-urile folosite, curierii și orice aplicație de care depinde procesarea zilnică.
O integrare anunțată generic nu înseamnă întotdeauna că toate funcțiile de care ai nevoie sunt automatizate.
Merită testat fluxul complet, de la o comandă plasată în magazin până la actualizarea statusului după expediere.
Nu compara fulfillmentul doar cu salariul unui angajat
Comparația aceasta pare logică la început.
Dacă un angajat costă o anumită sumă și operatorul logistic cere mai mult, concluzia pare clară.
Doar că angajatul nu vine singur.
Are nevoie de spațiu, masă de lucru, echipamente, rafturi, materiale și organizare. Are concediu și poate lipsi.
În perioadele foarte aglomerate poate fi nevoie de încă o persoană.
Nici serviciul externalizat nu trebuie idealizat. Pot exista costuri minime lunare, taxe pentru anumite operațiuni sau diferențe importante între volumul estimat și cel real.
De aceea comparația bună este cost total intern față de cost total extern.
Aceeași perioadă, același număr de comenzi și același nivel de serviciu.
Abia atunci cifrele încep să spună adevărul.
Costul pe comandă este important, dar nu este singurul indicator
O taxă de câțiva lei poate părea mică sau mare în funcție de ceea ce vinzi.
Pentru un produs cu valoare și marjă ridicate, costul logistic poate reprezenta o parte foarte mică din tranzacție. Pentru un produs ieftin, aceeași sumă poate consuma o bucată serioasă din profit.
Din acest motiv, aș urmări costul logistic ca procent din marja unei comenzi.
M-aș uita și la valoarea medie a coșului.
Dacă un client cumpără mai multe produse în aceeași comandă, unele costuri rămân aproape aceleași. Ai un singur colet, un singur AWB și o singură livrare, chiar dacă în interior se află trei produse.
Aici poate apărea o economie bună.
Un magazin care înțelege aceste cifre poate lua decizii mai bune și în afara logisticii. Poate ajusta pragul pentru transport gratuit, poate crea pachete de produse sau poate renunța la articole care ocupă mult spațiu și se vând foarte rar.
Cum aș testa un furnizor înainte să mut tot stocul
Dacă operațiunea permite, eu aș prefera o tranziție controlată.
Nu pentru că mă aștept ca lucrurile să meargă prost. Pur și simplu primele săptămâni arată detalii pe care o ofertă nu le poate surprinde.
Aș urmări cum este recepționată marfa.
Aș verifica dacă stocul fizic coincide cu stocul din sistem, cât de repede sunt procesate comenzile și ce se întâmplă atunci când apare o excepție.
O comandă obișnuită nu testează mare lucru.
Mai interesantă este o comandă cu mai multe produse, un retur, o adresă corectată sau un produs care necesită ambalare specială.
Acolo vezi dacă procesul este solid sau dacă oamenii încep să improvizeze.
Comunicarea contează și ea mult.
Nu ai nevoie ca cineva să te sune pentru fiecare colet. Ai nevoie însă să existe un om sau un canal clar atunci când chiar apare o problemă.
Contractul bun răspunde la lucrurile neplăcute
Nimeni nu începe o colaborare gândindu-se la coletul pierdut sau la diferența de inventar.
Totuși, acestea sunt lucrurile pe care eu le-aș clarifica înainte.
Trebuie să știi când este considerată o comandă acceptată pentru procesare și până la ce oră poate pleca în aceeași zi.
Trebuie să fie limpede ce se întâmplă în perioadele de volum foarte mare.
La fel de important este cine răspunde pentru marfa deteriorată în depozit sau pentru diferențele constatate la inventar.
M-aș uita atent și la încetarea colaborării.
Cum îți recuperezi stocul? În cât timp? Cine suportă anumite costuri de pregătire sau transport?
Nu sunt întrebări foarte interesante la începutul unei relații comerciale, dar devin extrem de interesante în ziua în care ai nevoie de răspuns.
Externalizarea nu repară dezordinea din magazin
Un operator logistic poate executa foarte eficient o informație greșită.
Dacă produsul are codul greșit, dacă stocurile nu sunt curate sau dacă variantele sunt introduse confuz, problema se mută dintr-o clădire în alta.
De aceea pregătirea pentru fulfillment este și un mic exercițiu de ordine internă.
Catalogul trebuie pus la punct.
Produsele trebuie identificate corect, iar regulile de ambalare trebuie să poată fi explicate unui om care nu a lucrat lângă tine ani întregi.
La început pare muncă în plus.
După aceea îți dai seama că magazinul depinde mai puțin de memoria personală a cuiva.
Acesta mi se pare unul dintre beneficiile cele mai sănătoase ale externalizării, chiar dacă nu apare separat pe factură.
Când timpul economisit justifică un cost ceva mai mare
Să presupunem că procesarea internă costă mai puțin cu 1.500 de lei pe lună decât varianta externalizată.
Dacă diferența aceasta îți eliberează cincizeci de ore, fiecare oră recuperată te costă aproximativ 30 de lei.
Apoi vine întrebarea importantă. Ce faci cu acea oră?
Dacă o folosești pentru activități care cresc magazinul, diferența poate fi justificată.
Dacă o folosești pentru că pur și simplu nu mai vrei să împachetezi, ai cumpărat confort.
Și confortul are valoare.
Trebuie doar să nu îl confundăm cu o economie financiară.
Pentru un proprietar care lucrează deja zece sau douăsprezece ore pe zi, recuperarea timpului poate conta enorm chiar dacă nu apare imediat în profitul lunar.
Afacerea nu trăiește numai din bani. Trăiește și din capacitatea oamenilor de a continua să ia decizii bune.
Semnalul cel mai clar că merită să faci calculul
Eu aș începe analiza serioasă în clipa în care procesarea comenzilor perturbă activitățile care aduc creștere.
Dacă tot amâni discuțiile cu furnizorii fiindcă trebuie să pregătești colete, ceva s-a schimbat.
Dacă ai angajat un om care petrece aproape toată ziua doar cu picking, packing și retururi, magazinul are deja un departament logistic, chiar dacă este format dintr-o singură persoană.
Dacă stocul cere un spațiu nou, merită pusă pe hârtie și varianta externalizată înainte să semnezi o chirie.
Dacă perioadele aglomerate produc întârzieri și reclamații, problema nu mai este doar internă. Clientul începe să o simtă.
Acestea sunt momentele în care fulfillmentul merită analizat serios.
Nu înseamnă că răspunsul final va fi întotdeauna da.
Înseamnă doar că soluția internă nu mai trebuie considerată gratuită și implicită.
Când aș păstra comenzile în propriul spațiu
Un magazin cu puține comenzi poate funcționa foarte bine fără externalizare.
Dacă produsele sunt simple, stocul este mic și împachetarea nu îți rupe ziua, aș lăsa lucrurile așa.
La fel aș proceda dacă produsul cere multă personalizare.
Uneori apropierea fizică de comandă este un avantaj. Poți vedea produsul, îl poți adapta și poți lua o decizie rapidă fără să explici o excepție altcuiva.
Aș păstra logistica internă și dacă magazinul se află încă într-o perioadă de experiment.
Când schimbi permanent sortimentația, ambalajele și regulile de vânzare, flexibilitatea propriului spațiu este folositoare.
Procesul extern devine mai valoros atunci când magazinul începe să știe destul de bine ce vinde și cum vrea să livreze.
Un magazin mic nu trebuie să se comporte ca unul mare
Mi se pare important și lucrul acesta.
Externalizarea nu este o diplomă de maturitate pentru ecommerce.
Nu devii un magazin mai serios doar fiindcă marfa se află într-un depozit mare. La fel cum nu ești neprofesionist pentru că pregătești douăzeci de colete într-un spațiu propriu.
Singurul criteriu sănătos este dacă procesul ales servește bine afacerea și clientul.
Uneori o operațiune internă foarte simplă este mai eficientă decât un sistem extern sofisticat.
Alteori, magazinul se agață de procesarea proprie doar din obișnuință, deși oamenii sunt deja copleșiți.
Ambele situații apar des.
Merită externalizarea pentru un magazin mic?
Da, poate merita foarte bine.
Dimensiunea magazinului nu este criteriul decisiv. Mai importante sunt volumul comenzilor, timpul consumat pentru procesare, costul spațiului, rotația stocului, complexitatea comenzilor și cât de multă energie vrei să investești în construirea unei operațiuni logistice proprii.
Dacă ai câteva comenzi pe zi și le procesezi fără să simți că pierzi ceva important, probabil nu există grabă.
Dacă jumătate din zi se duce pe colete, retururi și inventar, situația arată diferit.
Aș face calculul pe o lună completă.
Aș pune pe hârtie tot ce consumă operațiunea internă, inclusiv timpul proprietarului, spațiul și erorile. Apoi aș cere o ofertă făcută pe datele reale ale magazinului și aș compara cele două scenarii.
În multe cazuri, diferența financiară va fi mai mică decât părea la început.
În altele, procesarea internă va câștiga clar și nu este nimic greșit în asta.
Important este să nu iei decizia din inerție.
Când magazinul crește, logistica crește odată cu el, chiar dacă rafturile sunt încă în aceeași cameră. Vine o zi în care nu mai alegi doar unde să pui cutiile, ci unde vrei să rămână timpul și atenția oamenilor care construiesc afacerea.
Întrebări frecvente despre externalizarea comenzilor
De la câte comenzi pe zi merită fulfillmentul?
Nu există un prag universal. Un magazin poate începe să simtă avantajele externalizării de la zece sau cincisprezece comenzi pe zi, în timp ce altul poate procesa intern fără probleme un volum mai mare.
Contează complexitatea comenzilor. Dacă fiecare colet conține mai multe produse, presupune verificări suplimentare sau ambalare complicată, pragul poate apărea mai devreme.
Cel mai bun reper este timpul consumat. Când logistica începe să ocupe zilnic ore care ar putea fi folosite pentru activitățile comerciale ale magazinului, merită făcută comparația.
Este fulfillmentul rentabil pentru un magazin online mic?
Poate fi rentabil, dar calculul trebuie făcut pe costul total al operațiunii.
Nu compara doar tariful operatorului cu prețul cutiei și al curierului. Include spațiul, timpul de lucru, materialele, gestionarea retururilor, inventarul, echipamentele și eventualele erori.
Uneori externalizarea costă puțin mai mult în bani și mult mai puțin în timp. Pentru un magazin în creștere, acesta poate fi un schimb foarte bun.
Ce servicii sunt incluse de obicei în fulfillment?
În mod obișnuit, un serviciu de fulfillment poate acoperi recepția mărfii, depozitarea, preluarea automată a comenzilor, găsirea produselor, ambalarea și predarea coletului către curier.
În funcție de furnizor, pot fi incluse sau tarifate separat gestionarea retururilor, inventarierea, ambalajele speciale și operațiunile personalizate.
Tocmai de aceea oferta trebuie citită pe componente. Prețul aparent pe comandă nu spune întotdeauna care va fi factura finală.
Pot păstra controlul asupra ambalării dacă externalizez?
Da, dacă furnizorul poate lucra după cerințele magazinului.
Poți stabili tipul cutiei, materialele de protecție, ordinea produselor și eventualele materiale introduse în colet. Cu cât ambalarea este mai personalizată, cu atât este mai important să fie clarificată înainte de începerea colaborării.
Eu aș cere un colet de test. Este cea mai simplă metodă de a vedea dacă rezultatul final seamănă cu experiența pe care vrei să o oferi clientului.
Ce se întâmplă cu retururile când folosesc fulfillment?
Retururile ajung, de regulă, la depozitul operatorului logistic și sunt procesate conform procedurii stabilite.
Produsul poate fi verificat, clasificat și reintrodus în stoc dacă se află într-o stare corespunzătoare. Dacă este deteriorat sau incomplet, trebuie stabilit clar cum este raportată situația către magazin.
Merită să întrebi dinainte cât durează procesarea unui retur și când devine produsul din nou disponibil pentru vânzare.
Este mai ieftin fulfillmentul decât un depozit propriu?
Nu întotdeauna.
La volume foarte mici, procesarea internă poate fi mai ieftină, mai ales dacă ai deja spațiu disponibil. Pe măsură ce magazinul crește, intră însă în calcul chiria, oamenii, rafturile, echipamentele, consumabilele și administrarea depozitului.
Fulfillmentul devine interesant în special atunci când îți permite să eviți o parte din aceste costuri fixe și să plătești mai mult în funcție de activitatea reală.
Pot externaliza doar o parte dintre comenzi?
În anumite situații, da.
Unele magazine păstrează intern produsele speciale sau foarte voluminoase și trimit către centrul de fulfillment articolele standard cu rotație rapidă. Modelul poate fi util dacă sortimentația este foarte diferită.
Trebuie însă verificat dacă sistemele de stoc și comenzile pot gestiona fără confuzie două locații. O soluție hibridă prost integrată poate crea mai multă muncă decât economisește.
Care este cel mai mare avantaj al externalizării comenzilor?
Pentru un magazin mic, eu aș spune că timpul este avantajul principal.
Depozitarea și procesarea pot fi cumpărate ca serviciu. Orele proprietarului și atenția echipei sunt mai greu de înlocuit.
Dacă externalizarea îți permite să te ocupi mai bine de produse, clienți, promovare și dezvoltarea magazinului, valoarea ei depășește simpla economie făcută la ambalarea unui colet.
Care este principalul risc al fulfillmentului?
Principalul risc este să alegi un partener nepotrivit și să pierzi controlul asupra unei părți pe care clientul o percepe ca fiind a magazinului tău.
O comandă pregătită greșit nu va fi pusă de client pe seama depozitului. Va fi problema brandului de la care a cumpărat.
De aceea alegerea furnizorului trebuie făcută după procese, integrare, comunicare și modul în care gestionează situațiile neobișnuite, nu doar după preț.
Cum știu că a venit momentul să externalizez?
Un semn bun este atunci când împachetarea comenzilor începe să amâne activități mai importante pentru creșterea magazinului.
Alt semn apare când ai nevoie de un spațiu mai mare sau de un angajat dedicat aproape exclusiv logisticii.
Dacă perioadele cu volum ridicat produc întârzieri, diferențe de stoc sau erori frecvente, merită făcută analiza imediat. Nu înseamnă că trebuie să externalizezi neapărat, dar înseamnă că soluția actuală trebuie comparată serios cu alternativa.
