Gestionarea documentelor cuprinde procesele si procedurile pe care organizatia le foloseste, in ceea ce priveste captarea, stocarea, securizarea si preluarea informatiilor zilnic, un proces care poate fi simplificat prin utilizarea unor aplicatii pentru gestionare documente.
Software-ul de gestionare a documentelor faciliteaza intreprinderile sa combine fisierele de hartie si cele digitale intr-un singur hub, deoarece documentele fizice, inclusiv cecurile si cartile de vizita, sunt scanate si formatele digitale sunt importate.
Formatele de fisiere acceptate pot varia de la documente Word, foi de calcul Excel, prezentari PowerPoint, fisiere PDF etc.
Componentele de baza ale sistemelor software de gestionare a documentelor includ:
- Depozitare documente.
- Check-in / check-out.
- Coordonare simultana de editare.
- Securitate si control de acces.
- Cautare si regasire.
- Controlul versiunii.
- Indexare si clasificare.
- Trasee de audit.
- Adnotarile.
Beneficiile aplicatiilor de gestionare a documentelor
- Depozit de documente / fisiere
Sistemele de gestionare a documentelor bazate pe cloud servesc ca un depozit central pentru toate documentele dvs. importante care pot fi ulterior accesate, vizualizate, schimbate si partajate cu colegii. Nu mai pierdeti ore intregi si ore de timp pretios cautand frenetic prin teancuri de dosare pentru a gasi un singur document.
- Securitatea documentelor / continutului
Cand documentele nu sunt gestionate, exista sanse mari ca informatiile importante sa fie expuse persoanelor gresite este considerabila. Informatiile deosebit de importante care pot sa ajunga in mainile gresite pot provoca daune ireversibile unei afaceri.
Solutiile software de gestionare a documentelor sunt necesare in acest caz pentru ca va permit sa protejati informatiile comerciale confidentiale prin politici de securitate riguroase si control de acces bazat pe roluri (RBAC), in cazul in care utilizatorii autorizati singuri au voie sa vizualizeze anumite fisiere sau documente.
In cazul dezastrelor precum incendii sau inundatii, DMS-ul bazat pe cloud asigura pastrarea intacta a datelor dvs. critice pentru afaceri si nu sterse de pe fata pamantului.
Acesta este fara doar si poate, unul dintre cele mai importante avantaje ale acestui soft pentru gestionarea documentelor.
- In orice moment, acces oriunde
Asa cum este cazul solutiilor software bazate pe cloud, DMS bazat pe web ofera utilizatorilor posibilitatea de a accesa fisiere si documente oriunde si oricand, indiferent de dispozitivul folosit, ceea ce este deosebit de util atunci cand colaboreaza la proiecte cu membrii echipei care sunt in mers sau situat de la distanta.
- Integrare cu software tert
Integrarea aplicatiilor este o capacitate extraordinara care elimina introducerea de date redundante si permite fluxul de informatii fara probleme intre platformele disparate. Nu numai ca va ajuta sa economisiti timp si efort, ci pastreaza integritatea si exactitatea datelor.
Unele DMS accepta chiar si integrarea prin e-mail, oferindu-va posibilitatea de a trimite direct fisiere si documente catre clienti, colegi si parteneri furnizori.
- O mai buna organizare
Datorita existentei unor etichete, categorii, subcategorii si metadate pentru a marca fisierele si documentele, acestea acestea pot fi mult mai usor de organizat, localizat si regasit pentru utilizarea viitoare. O cautare folosind cuvintele cheie adecvate poate produce rezultate in cateva secunde.
- Eficienta timp / cost
Eficienta angajatilor este economisitoare de timp. Business-ul intelept sau in alt mod, timpul economisit este deosebit de important pentru ca va ajuta sa economisit bani. Adaugati faptul ca pastrarea si rularea unui sistem de gestionare a documentelor se poate face cu costuri reduse.
- Partajare de fisiere
Datorita utilizarii acestor aplicatii pentru gestionare documente, utilizatoriilor le este simplu si usor sa partajeze si sa colaboreze in fisiere si documente cu colegii de la job, indiferent de locatia lor.
Acestia controleaza cu cine partajeaza documentele, iar fisierele pot fi partajate prin link-uri, publicate pe web sau trimise ca fisiere protejate prin parola partilor interesate terte. Cu functionalitatea traseului de audit, ei stiu cine a vizualizat sau editat anumite fisiere sau documente.
